POLITYKA PRYWATNOŚCI

serwisu i sklepu internetowego HILOW Solutions

1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii w związku z korzystaniem ze strony internetowej oraz sklepu internetowego dostępnych pod adresem:
https://hilow-solutions.pl
2. Polityka prywatności ma zastosowanie w szczególności do:

• osób odwiedzających stronę internetową,
• osób kontaktujących się z Administratorem,
• osób wysyłających formularze kontaktowe,
• klientów sklepu internetowego,
• osób posiadających konto klienta w sklepie, jeżeli taka funkcjonalność jest aktywna,
• osób obserwujących profile Administratora w mediach społecznościowych lub wchodzących z nimi w interakcję.

3. Administrator dokłada należytej staranności, aby dane osobowe były przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”), ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz przepisami dotyczącymi praw konsumenta.

⸻

2. Administrator danych osobowych

1. Administratorem Twoich danych osobowych jest:
Hilow Solutions Łukasz Gajda
adres: ul. Polna 12/23, 55-011 Siechnice
NIP: 9261509730
REGON: 022450170
e-mail: kontakt@hilow-solutions.pl
telefon: +48 537 812 366
2. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz kontaktować się z Administratorem:

• e-mailowo: kontakt@hilow-solutions.pl
• telefonicznie: +48 537 812 366
• pisemnie na adres wskazany powyżej.

3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.

⸻

3. Zakres, cele i podstawy przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.

3.1. Kontakt przez formularz, e-mail lub telefon

Jeżeli kontaktujesz się z Administratorem, Twoje dane mogą być przetwarzane w celu:

• obsługi zapytania,
• udzielenia odpowiedzi,
• prowadzenia dalszej korespondencji,
• przedstawienia oferty lub podjęcia działań przed zawarciem umowy.

Zakres danych: imię, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości, ewentualnie nazwa firmy oraz inne dane podane dobrowolnie w wiadomości.

Podstawa prawna:

•  art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji i obronie przed roszczeniami.

3.2. Realizacja zamówień w sklepie internetowym

Dane osobowe klientów są przetwarzane w celu:

• przyjęcia i realizacji zamówienia,
• wystawienia dokumentów sprzedaży,
• obsługi płatności,
• organizacji dostawy,
• obsługi zwrotów, reklamacji i odstąpień od umowy,
• kontaktu w sprawach związanych z realizacją zamówienia.

Zakres danych: imię i nazwisko, adres dostawy, adres rozliczeniowy, adres e-mail, numer telefonu, dane firmy i NIP — jeśli klient żąda dokumentu sprzedaży na firmę — oraz inne dane niezbędne do realizacji zamówienia.

Podstawa prawna:

•  art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy sprzedaży lub podjęcie działań przed jej zawarciem,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne ciążące na Administratorze, w szczególności z zakresu rachunkowości, podatków i praw konsumenta.

3.3. Konto klienta

Jeżeli w sklepie działa funkcja konta klienta, dane są przetwarzane w celu:

•  utworzenia konta,
• logowania,
• prezentacji historii zamówień,
• usprawnienia procesu zakupowego.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

3.4. Marketing bezpośredni i działania handlowe

Dane mogą być przetwarzane w celu:

• przedstawienia oferty Administratora,
• kontaktu handlowego,
• prowadzenia marketingu bezpośredniego własnych usług i produktów,
• analizy zainteresowania ofertą.

Podstawa prawna:

•  art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na marketingu bezpośrednim własnych usług i produktów,
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, jeśli jest wymagana dla określonego kanału komunikacji lub określonych działań marketingowych.

3.5. Obsługa profili społecznościowych

Jeżeli Administrator prowadzi profile w mediach społecznościowych, dane użytkowników mogą być przetwarzane w celu:

•  prowadzenia profili,
• komunikacji z użytkownikami,
• odpowiadania na wiadomości i komentarze,
•  promocji działalności Administratora.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i promocji marki.

3.6. Dochodzenie lub obrona roszczeń

Dane mogą być przetwarzane także w celu:

• ustalenia,
• dochodzenia,
• obrony przed roszczeniami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3.7. Obowiązki podatkowe i rachunkowe

Jeżeli dokonujesz zakupu, dane zawarte w dokumentach sprzedażowych są przetwarzane w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3.8. Statystyka, bezpieczeństwo i cele techniczne

Administrator może przetwarzać dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu, systemie, przeglądarce, źródle wejścia czy logach serwera, w celu:

• zapewnienia bezpieczeństwa serwisu,
• administrowania stroną,
• diagnozowania problemów technicznych,
• tworzenia statystyk,
• zapobiegania nadużyciom.

Podstawa prawna:

•  art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i administrowaniu serwisem,
• w przypadku analitycznych lub marketingowych cookies i podobnych technologii – zgoda użytkownika, jeśli jest wymagana.

⸻

4. Jakie dane mogą być przetwarzane

W zależności od celu, Administrator może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• nazwę firmy,
• NIP,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• adres dostawy,
• adres do faktury,
• dane zamówienia,
• dane płatności w zakresie niezbędnym do realizacji transakcji,
• treść korespondencji,
• adres IP,
• identyfikatory internetowe,
• dane o aktywności w serwisie,
• dane zapisane w plikach cookies lub podobnych technologiach.

⸻

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach niezbędne do:

• udzielenia odpowiedzi na wiadomość,
• przedstawienia oferty,
• zawarcia i wykonania umowy,
• realizacji zamówienia,
• wystawienia dokumentu sprzedaży,
• rozpatrzenia reklamacji lub zwrotu.

2. Niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości realizacji danego celu, np. odpowiedzi na wiadomość albo realizacji zamówienia.

⸻

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają Administratora w prowadzeniu strony i sklepu, w szczególności:

• dostawcy hostingu,
• dostawcy poczty elektronicznej,
• dostawcy strony internetowej i wsparcia technicznego,
• operatorowi sklepu internetowego i wtyczek sklepowych,
• operatorom płatności, w tym Stripe,
• firmom kurierskim i pocztowym,
• biuru rachunkowemu,
• kancelarii prawnej,
• dostawcom narzędzi analitycznych, marketingowych lub osadzeń multimedialnych,
• dostawcom narzędzi do formularzy, automatyzacji i zabezpieczeń.

Dane są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu i na odpowiedniej podstawie prawnej.

⸻

7. Przekazywanie danych poza EOG

1. Co do zasady Administrator dąży do tego, aby dane były przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
2. Jednocześnie część wykorzystywanych narzędzi lub ich dostawców może mieć siedzibę poza EOG albo może prowadzić przetwarzanie z wykorzystaniem infrastruktury poza EOG.
3. W takim przypadku dane mogą być przekazywane poza EOG wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO, w szczególności na podstawie:

•  decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
•  standardowych klauzul umownych,
•  innych mechanizmów dopuszczonych przez przepisy prawa.

4. Jeżeli Administrator korzysta z narzędzi dostarczanych przez podmioty globalne, w tym operatorów płatności online, może dochodzić do przekazywania danych poza EOG w zakresie związanym z korzystaniem z tych usług.

⸻

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do realizacji celu, w jakim zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub potrzebny do zabezpieczenia roszczeń.

Co do zasady:

•  dane z korespondencji — przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie do czasu przedawnienia roszczeń,
• dane związane z zamówieniami i dokumentami księgowymi — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
• dane konta klienta — do czasu usunięcia konta albo ustania celu przetwarzania,
• dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu wycofania zgody lub ustania celu,
• dane marketingowe — do czasu wniesienia sprzeciwu albo wycofania zgody, zależnie od podstawy przetwarzania,
• dane techniczne i cookies — zgodnie z okresem działania danej technologii lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika.

⸻

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
• złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

⸻

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

1. Dane osobowe mogą być wykorzystywane do działań o charakterze analitycznym, statystycznym lub marketingowym, w tym do dopasowania treści, pomiaru skuteczności działań lub analizy zachowań użytkowników — o ile takie funkcje są aktywne i zgodne z podstawą prawną.
2. Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na użytkownika wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

⸻

11. Pliki cookies i podobne technologie

1. Strona wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celach:

• zapewnienia prawidłowego działania strony i sklepu,
• utrzymania sesji użytkownika,
• zapamiętywania ustawień i preferencji,
• obsługi koszyka i procesu zamówienia,
• celów statystycznych i analitycznych,
• celów marketingowych, jeżeli użytkownik wyraził zgodę,
• obsługi osadzonych treści i funkcji zewnętrznych dostawców.

2. Szczegółowe informacje o wykorzystywanych cookies, ich kategoriach, dostawcach, czasie działania i sposobie zarządzania zgodą znajdują się w odrębnej stronie:
Polityka plików cookies.
3. Niezbędne cookies mogą być stosowane bez zgody użytkownika, natomiast cookies analityczne, marketingowe i inne niekonieczne powinny być uruchamiane po uzyskaniu zgody użytkownika, jeśli jest ona wymagana.
4. Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies za pomocą mechanizmu zgody dostępnego na stronie oraz ustawień swojej przeglądarki.

⸻

12. Formularze i komunikacja

1. W formularzach dostępnych na stronie Administrator może zbierać dane niezbędne do obsługi zapytania lub realizacji danej funkcji.
2. Wysyłając formularz, użytkownik przekazuje dane dobrowolnie, ale niezbędne do realizacji celu formularza.
3. Jeżeli formularz zawiera checkbox dotyczący polityki prywatności, jego treść powinna odpowiadać faktycznemu celowi przetwarzania danych, a zgody marketingowe — jeśli są stosowane — powinny być oddzielone od zwykłej obsługi kontaktu.

⸻

13. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed ich utratą, zniszczeniem, ujawnieniem osobom nieuprawnionym lub nieuprawnionym dostępem.

⸻

14. Linki do serwisów zewnętrznych

Strona może zawierać odnośniki do zewnętrznych stron internetowych lub osadzone elementy pochodzące od podmiotów trzecich. Administrator nie odpowiada za zasady przetwarzania danych obowiązujące w tych serwisach. Zaleca się zapoznanie z politykami prywatności tych podmiotów.

⸻

15. Zmiany Polityki prywatności

1. Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności w szczególności w przypadku:

• zmian przepisów prawa,
• zmian technologicznych,
• zmian sposobu działania strony lub sklepu,
• wdrożenia nowych narzędzi, usług lub funkcjonalności.

2. Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana na stronie internetowej.
3. Data ostatniej aktualizacji: 21.04.2026 r.

⸻

16. Dane kontaktowe

W sprawach związanych z niniejszą Polityką prywatności skontaktuj się z Administratorem:

Hilow Solutions Łukasz Gajda
ul. Polna 12/23, 55-011 Siechnice
e-mail: kontakt@hilow-solutions.pl
telefon: +48 537 812 366